Tout ce qu'il faut savoir pour configurer votre système, l'intégrer sur votre site et vos réseaux sociaux, et activer vos automatisations.
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Démarrage rapide
Votre système est actif en 3 étapes. Comptez 10 à 15 minutes.
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Accédez à votre dashboard
Rendez-vous sur caelenda.fr/dashboard/votre-identifiant. Cet identifiant vous a été communiqué par email à la livraison. Il est unique à votre établissement.
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Suivez l'assistant de configuration
Dès votre première connexion, l'onglet Configuration s'ouvre automatiquement. Il vous guide en 6 étapes : identité, services, horaires, règles, automatisations, publication. Remplissez chaque champ, chaque réglage est sauvegardé immédiatement.
3
Publiez votre page de réservation
Une fois les 6 étapes complétées, cliquez sur "Publier ma page". Votre page de réservation est immédiatement accessible à l'adresse communiquée. Partagez ce lien dans votre bio Instagram, sur votre site, partout.
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Résultat attendu : après 15 minutes de configuration, vos clients peuvent réserver 24h/24 depuis n'importe quel appareil, et vous recevez une confirmation par email à chaque nouvelle réservation.
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Configurer le dashboard
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Vue d'ensemble
Statistiques, RDV du jour, revenus, taux de remplissage
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Rendez-vous
Liste de tous vos RDV, possibilité d'annuler
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Automatisations
État de vos crons : rappels, confirmations, no-shows
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Services
Gérer vos prestations, durées, tarifs
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Parrainage
Votre lien de parrainage, vos filleuls, mois offerts
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Paramètres
Nom, adresse, couleur principale, rappels on/off
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Configuration
Assistant 6 étapes pour tout reconfigurer
ℹ️
Le bouton ☀️ / 🌙 en haut à droite du dashboard bascule entre le mode clair et le mode sombre. Votre préférence est enregistrée dans le navigateur.
Modifier votre couleur principale
Dans Paramètres, choisissez parmi 6 couleurs : émeraude, bleu, violet, rose, or, rouge. Cette couleur s'applique automatiquement sur votre page de réservation, les boutons, les accents. Vos clients la voient. Choisissez celle qui correspond à votre identité visuelle.
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Ajouter vos services
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Ouvrir l'onglet Services ou le wizard
Deux chemins : onglet Services dans la sidebar, ou étape 2 de l'onglet Configuration. Les deux permettent d'ajouter, modifier et supprimer des prestations.
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Remplir le formulaire de prestation
Pour chaque service, 3 champs obligatoires :
Nom — Soyez précis et commercial : "Coupe + brushing femme" plutôt que "Coupe". Durée (minutes) — Intégrez un tampon de 5 à 10 min pour le nettoyage entre clients si nécessaire. Prix (€) — Le prix affiché sur la page de réservation. Accepte les décimales (ex : 34.50).
3
Ordonner vos services
Les services s'affichent dans l'ordre d'ajout. Commencez par vos prestations les plus demandées et les plus rentables — c'est ce que voient vos clients en premier.
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Astuce conversion : ajoutez une courte description à chaque service. Ex : "Soin visage prestige — 60 min de relaxation, produits Payot". Ça rassure le client et justifie le tarif.
⚠️
Évitez les noms trop techniques ("Traitement capillaire kératine lissage brésilien"). Vos clientes ne cherchent pas ça. Préférez "Lissage brésilien" avec la durée bien visible.
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Définir vos horaires
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Activer/désactiver chaque jour
Dans l'étape Disponibilités, chaque jour de la semaine a un interrupteur. Désactivez les jours de fermeture (dimanche par défaut). Un jour désactivé n'apparaît pas dans le calendrier de vos clients.
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Configurer les plages horaires
Pour chaque jour ouvert : heure d'ouverture, heure de fermeture. Si vous faites une pause déjeuner, renseignez les champs "Pause de" / "à" — les créneaux pendant la pause ne seront plus proposés.
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Définir les règles de réservation
Délai minimum avant RDV : combien d'heures à l'avance un client peut-il réserver ? Recommandation : 2h minimum pour éviter les réservations de dernière minute impossibles à préparer.
Horizon de réservation : jusqu'à combien de jours à l'avance vos clients peuvent réserver. 30 jours est un bon équilibre.
Délai d'annulation : combien d'heures avant le RDV le client peut annuler. Recommandation : 24h.
⚠️
Astuce anti no-show : activez l'acompte (25% ou 50% du tarif) dans les règles. Un client qui a payé annule 3 fois moins souvent.
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Intégrer sur votre site & réseaux
Votre lien de réservation
Tout part d'une seule URL : caelenda.fr/booking/votre-identifiant. Copiez-la depuis votre dashboard (onglet Paramètres) et diffusez-la partout.
📸 Instagram
Bio : Profil → Modifier le profil → Site web → collez l'URL. Écrivez dans votre bio : "📅 Réservez en ligne ↓" pour orienter les visiteurs.
Stories : bouton "Lien" sur chaque story promotionnelle — vos abonnés cliquent et réservent sans quitter l'app.
Posts : dans chaque légende de post promo, ajoutez "→ Lien en bio pour réserver". L'algo Instagram ne suit pas les liens dans les légendes, la bio reste la seule porte d'entrée.
📍 Google Business Profile
Connectez-vous sur business.google.com → "Modifier le profil" → section "Rendez-vous" → collez votre URL Caelenda. Un bouton "Prendre rendez-vous" apparaît directement sur votre fiche Google Maps. C'est le canal avec le meilleur retour : les gens cherchent "coiffeur Lyon", trouvent votre fiche, cliquent et réservent en 30 secondes.
Remplacez VOTRE-ID par votre identifiant Caelenda (visible dans l'URL de votre dashboard ou dans l'onglet Paramètres).
💬 WhatsApp Business
Profil : WhatsApp Business → "Outils professionnels" → "Bouton d'appel à l'action" → "Visiter le site web" → collez l'URL.
Message d'absence : ajoutez votre lien dans votre message automatique hors-horaires : "Bonjour ! Pour réserver, c'est ici 👉 caelenda.fr/booking/VOTRE-ID". Vous captez les demandes 24h/24 même quand vous dormez.
🎵 TikTok
Profil TikTok → "Modifier le profil" → "Site web" → collez l'URL. Le lien est cliquable depuis votre profil. Dans vos vidéos, mentionnez verbalement "lien de réservation en bio" — TikTok interdit les liens dans les légendes vidéo.
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Rappels & automatisations
Chaque automatisation est configurée une fois et active à vie. Elle s'exécute automatiquement sans aucune action de votre part.
🔔Rappel J-1Inclus
Un email et/ou SMS est envoyé 24h avant le rendez-vous. Résultat moyen observé : -60% de no-shows. C'est l'automatisation la plus importante.
Dès qu'un client réserve, il reçoit immédiatement un email de confirmation avec les détails du RDV. Réduit les contacts 'est-ce que ma réservation a bien été prise en compte ?'
Si un client ne s'est pas présenté, un message automatique lui est envoyé 2h après pour replanifier ou demander pourquoi. Récupère en moyenne 1 RDV sur 4.
Les automatisations nécessitent que l'adresse email ou le numéro de téléphone du client soit renseigné lors de la réservation. C'est le cas par défaut sur votre widget de réservation.
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QR Code & outils print
Votre QR Code est disponible immédiatement dans le dashboard. Il pointe vers votre page de réservation. Un client le scanne avec l'appareil photo de son téléphone, aucune app nécessaire.
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Télécharger votre QR Code
Dashboard → onglet Paramètres → section "QR Code" → cliquez "Télécharger PNG". Le fichier s'enregistre dans vos téléchargements, prêt à être imprimé.
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Où le placer ?
✓En caisse / comptoir d'accueil
✓Sur les miroirs du salon
✓Sur vos cartes de visite
✓Sur vos factures / reçus clients
✓Sur votre vitrine (plastifié)
✓Dans vos stories Instagram (capturé)
✓Sur les flyers de promotion
✓Sur vos menus / cartes de prestation
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Format recommandé pour l'impression : minimum 4×4 cm pour être scannable à distance raisonnable. Si vous l'imprimez grand format (affiche), augmentez à 10×10 cm minimum.
❓
Problèmes fréquents
❓ Ma page de réservation affiche 'Page en configuration'.
Cela signifie que votre business name ou vos services ne sont pas encore configurés. Allez dans Dashboard → Configuration → complétez les étapes 1 et 2. La page se met à jour immédiatement.
❓ Je n'ai pas reçu l'email de confirmation après une réservation.
Vérifiez vos spams. L'expéditeur est noreply@caelenda.fr — ajoutez-le à vos contacts pour éviter le filtre. Si le problème persiste, contactez le support WhatsApp.
❓ Un client dit qu'il ne peut pas réserver un créneau disponible.
Vérifiez le délai minimum de réservation dans Configuration → Étape 4. Si vous avez mis 24h, les créneaux du lendemain ne sont plus disponibles. Réduisez ce délai si nécessaire.
❓ Comment changer ma couleur principale après publication ?
Dashboard → Paramètres → section Couleur principale → choisissez une nouvelle couleur → Enregistrer. Le changement est instantané sur votre page de réservation.
❓ Mes horaires ne se reflètent pas sur la page de réservation.
Après avoir modifié vos horaires dans Configuration → Étape 3, attendez quelques secondes le temps de la sauvegarde automatique. Rechargez votre page de réservation avec Ctrl+F5 / Cmd+Shift+R pour vider le cache.
❓ Comment ajouter mon lien Caelenda sur Linktree ?
Connectez-vous sur Linktree → 'Add Link' → titre : 'Réserver en ligne' → URL : votre lien Caelenda → Save. Puis mettez votre lien Linktree dans votre bio Instagram.